Ein Workflow oder auch Arbeitsablauf ist eine vordefinierte Folge von Arbeitsschritten zur Erstellung oder Verwendung einer betrieblichen Leistung.

Arbeitsablaufmodelle sollen dabei helfen, die optimale Einbindung verschiedener Anwendungen (Textverarbeitungen, Tabellenkalkulationen, Datenbanken usw.) in Arbeitsabläufen der Organisation sicherzustellen.

Hierzu wird ein Prozess-Management-System eingesetzt: Ein Softwaresystem, das die Definition und Durchführung von Abläufen (Workflow) ermöglicht, indem es die Workflow-Instanzen nach einem vorgegebenen, im Rechner abgebildeten Schema steuert und dazu benötigte Daten und Applikationen bereitstellt oder abfragt. Die Aufgabe eines Prozess-Management-Systems besteht darin, zu koordinieren, wer (Rollen) was (Aufgabe) wann (Prozess) und wie (Umgebung) bearbeitet.

Das Analysieren, Dokumentieren und Verbessern von Prozessen ist integraler Bestandteil der Prozessoptimierung. Die Prozessoptimierung im technischen Bereich ist mit dem Vorgehen bei der Produktentwicklung und Optimierung vergleichbar:

• Analyse der Ausgangssituation
• Quantifizierung der Ausgangssituation (Prozessparameter)
• Festlegung von Zielen
• Erarbeitung von Ideen zur Optimierung
• Bewertung der Lösungsvorschläge
• Ausarbeitung von Maßnahmen zur Optimierung
• Verfeinerung und Abstimmung der Maßnahmen
• Bewertung und Verabschiedung der Maßnahmen